Standup meeting จนขาแข็ง
ในกลุ่มที่ทำ Agile Team ในงาน Software Dev ปกติเราจะมีหนึ่งกิจกรรมที่มักจะนัดกันในช่วงเช้า ก่อนเริ่มต้นทำงาน เพื่อให้ได้ sync-up กันไวไว ว่าเมื่อวานแต่ละคนทำอะไรไปที่เป็นเรื่องสำคัญ และติดปัญหาอะไรหรือไม่ ต้องการความช่วยเหลือหรือเปล่า และวันนี้คิดจะทำอะไร ซึ่งโดยปกติในทีมที่มีคนราวๆ 10 คน อาจจะใช้เวลาประมาณแค่ 5 นาทีก็อาจจะจบ meeting นี้ได้เลย
เราเรียกกิจกรรมแบบนี้ว่า Standup Meeting หรือบางทีก็เรื่อง Daily Scrum หรือชื่ออื่นๆที่ถนัดและเข้ากับกระบวนการที่ใช้
และบางกรณีก็จะเจอทีมที่ชอบ update เรื่องพวกนี้กันในช่วงก่อนเลิกงานก็เป็นได้ และบางทีก็อาจจะแค่พิมพ์หากันในช่องทางเฉพาะ เพื่อให้ทีมได้มีโอกาสเลือกที่จะใช้เวลาที่ตนเองสะดวกเข้าไปอ่าน หรือแม้แต่เลือกที่จะไม่อ่านก็เป็นสิทธิ์โดยชอบเช่นกัน
ผมสังเกตได้ว่า บางทีม จะใช้เวลาในช่วง Standup นี้แบบผิดวัตถุประสงค์ คือแทนที่จะใช้ sync-up กันแล้วจบ แต่อาศัยจังหวะที่มีคนพูดถึงเรื่องที่ตัวเองมีประเด็น ก็จะ hook เรื่องนั้นออกไปนอกจุดประสงค์ และพาทีมคุยงานไปเรื่อยๆ ทำให้การ standup นั้นใช้เวลายืดยาวออกไป ถ้าโชคดีก็จะจบได้เร็วเหมือนกัน แต่รวมๆก็จะใช้เวลามากกว่าที่ควรจะเป็นไป 2–3 เท่า
ผมไม่ได้พยายามจะโทษว่าการทำแบบนี้มันผิด เพียงแค่มันผิดวัตถุประสงค์ของกิจกรรมที่ควรจะเป็น โดยปกติถ้าผมอยู่ในทีมนั้น ผมจะพยายามสังเกตสัญญาณที่จะทำให้เริ่มคุยออกนอกเรื่อง แล้วขออนุญาตให้จบ standup ก่อน แล้วถ้าจะคุยต่อก็ให้แจ้งว่าจะคุยงาน เพื่อให้จุดประสงค์ของ meeting มันบรรลุเป็นเรื่องๆไป
แต่ทางที่ดี ในจังหวะที่ตัวเองเป็นผู้พูด ก็ให้แจ้งได้เลยว่า จบ standup อยากขอเวลาคุยเรื่องนี้ ใครสะดวกบ้าง หรือถ้าไม่สะดวกก็ควรนัดเวลาอื่นที่เหมาะสมมากกว่า เพื่อเคารพสิทธิ์ของคนอื่น
แต่ถ้าทีมคิดว่าการใช้เวลานี้แหล่ะ เหมาะสมแล้วที่จะใช้คุยงานที่เกี่ยวข้อง ผมคิดว่าทางที่ดี ก็น่าจะกำหนดกรอบเวลาให้ชัดมากขึ้น ว่ามันควรจะจบที่ตรงไหน และผมก็ยังคิดว่า การ sync-up ให้จบก่อนที่จะคุยงานก็ยังดีกว่าอยู่ดี
ในอดีต จั๊ว SM ทีมผมเคยให้เราทดลอง plank ไป sync-up ไปด้วยซ้ำ เพื่อไม่ให้เราใช้เวลานานเกินไปในการ update เพราะโดยปกติเราก็นั่งด้วยกันอยู่ทั้งวัน คุยกันทั้งวันอยู่แล้ว การมีกิจกรรมนี้ก็เพียงแค่ทบทวนเรื่องสำคัญๆ ให้สมาชิกทั้งหมดรับรู้เรื่องราวในทีมให้ตรงกัน
สุดท้าย เรื่องนี้ก็แค่ต้องจัดการบริหารเวลา และทำข้อตกลงกับทีมให้ชัดเจน เพื่อให้ทุกคนเข้าใจตรงกันว่าจุดประสงค์ที่เราจะใช้เวลานั้นๆในการประชุม มีไว้เพื่ออะไร เพื่อให้เราใช้เวลาได้อย่างมีประสิทธิภาพ
ผมยอมรับว่าเรื่องนี้อาจะมีข้อถกเถียง ซึ่งก็ควรจะมี และควรจะนำไปถกเถียงกันในทีมตัวเองด้วยนะครับ
